“to e-learning or not?”

Εξ αποστάσεως εκπαίδευση

Είναι ο οργανισμός σας έτοιμος για ηλεκτρονική μάθηση;

Ας το παραδεχτούμε. Tο e -Learning είναι μια πολύ επιτυχημένη και περιζήτητη μέθοδος εταιρικής κατάρτισης. Εκτός από αυτό όμως ειναι γνωστό ότι δεν έχει την ίδια επιτυχία σε όλους τους οργανισμούς. Το λάθος, ωστόσο, δεν αφορά ούτε τα προϊόντα e-Learning ούτε το ίδιο το e-Learning, ως μέθοδος. Το λάθος έγκειται μάλλον, στο ότι ο οργανισμός ή η επιχείρηση βιάστηκε να το εφαρμόσει και να εκβιάσει άμεσα αποτελέσματα από την χρήση του. Αυτό οδήγησε στην αποτυχία του.

Το e-Learning μπορεί να μεταμορφώσει τις εκπαιδευτικές ανάγκες του οργανισμού σας, αλλά απαιτεί κατάλληλη προετοιμασία για να πραγματοποιηθούν πλήρως τα οφέλη που υπόσχεται. Ένα μέρος αυτής της προετοιμασίας περιλαμβάνει την αξιολόγηση της ετοιμότητας του οργανισμού σας για την αλλαγή που θα επιφέρει η ηλεκτρονική μάθηση. Αυτή η αξιολόγηση είναι τόσο σημαντική που συνιστάται να καθοδηγηθεί από έναν ειδικό σύμβουλο για να πραγματοποιήσει μια έρευνα προκειμένου να απαντήσει στην ερώτηση «Είναι ο οργανισμός έτοιμος για ηλεκτρονική μάθηση;».

Στην ιδανική περίπτωση, μια αξιολόγηση που ερευνά την ετοιμότητα e-Learning ενός οργανισμού θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τους ακόλουθες διαστάσεις «ετοιμότητας»: Ψυχολογική, Κοινωνική, Ετοιμότητα περιβάλλοντος, Ετοιμότητα ανθρωπίνων πόρων, Τεχνολογική, Οικονομική και Ετοιμότητα περιεχομένου.

1. Ψυχολογική ετοιμότητα

Είναι ζωτικής σημασίας ολόκληρος ο οργανισμός σας να είναι ενθουσιασμένος με την ιδέα και να συμμετέχει στο έργο σας, όχι μόνο το τμήμα εκπαίδευσης. Δείτε πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι συμβαίνει αυτό:

  • Η διοίκηση πρέπει να είναι ενθουσιώδης και να φαίνεται ότι προωθεί το έργο.
  • Οι μαθητές πρέπει να συμπεριληφθούν από την αρχή στη διαδικασία σχεδιασμού και όχι μόνο, όταν αρχίζει η εφαρμογή.
  • Η αντίσταση στην αλλαγή πρέπει να μετρηθεί και να χαράξετε μια στρατηγική για την εξάλειψή της.
  • Αξιολόγηση του επιπέδου γνώσης των εκπαιδευομένων και εξοικείωσης στη χρήση υπολογιστή
  • Εισαγωγή της προεργασίας στα προγράμματα παραδοσιακής εκπαίδευσης.
  • Αξιολόγηση της στάσης και της καταλληλότητας των μαθητών για ηλεκτρονική μάθηση.

2. Κοινωνική ετοιμότητα

Σε αντίθεση με το τι πιστεύουν οι περισσότεροι το e-Learning είναι μια πιο κοινωνική και συνεργατική διαδικασία μάθησης σε σύγκριση με την παραδοσιακή εκπαίδευση. Διδάσκει στους ανθρώπους να μαθαίνουν και να εργάζονται σε ομάδες για να είναι πιο παραγωγικοί. Η αξιολόγηση προσδιορίζει:

  • τους μαθητές που δυσκολεύονται να εργαστούν σε μια ομάδα.
  • την στάση των ομάδων απέναντι στην ατομική επιτυχία.
  • την ποικιλομορφία της ομάδας (ηλικία, φύλλο, καταγωγή, κοινωνική τάξη κλπ).
  • τον βαθμό καταλληλότητας του τρέχοντος συστήματος παρακολούθησης της απόδοσης και ανταμοιβής για να υποστηρίξει την χρήση του e-learning.

Αυτός είναι ένας δύσκολος τομέας για αξιολόγηση, αλλά αποδίδει μεγάλα οφέλη καθώς επισημαίνει κρυμμένα προβλήματα που μπορεί να εκτροχιάσουν τη φάση εφαρμογής

3. Ετοιμότητα περιβάλλοντος

Θα υπάρχουν παράγοντες εκτός του ελέγχου σας που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Αυτοί θα ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος, την παγκόσμια εξάπλωση και τα χαρακτηριστικά του κλάδου που ανήκετε:

  • Γλωσσικά εμπόδια μέσα στο εργατικό δυναμικό σας, ίσως εξαπλώνεται σε διαφορετικές χώρες.
  • Νομικοί περιορισμοί στις συμβάσεις εργαζομένων.
  • Πολιτιστικοί περιορισμοί μεταξύ ομάδων, ίσως μεταξύ διαφορετικών χωρών.
  • Ο αριθμός των μαθητών που συμμετέχουν.
  • Καταλληλότητα του περιβάλλοντος εργασίας

Ορισμένοι ή όλοι αυτοί οι παράγοντες μπορεί να χρειάζονται επαγγελματική βοήθεια για να προετοιμαστείτε να τους αντιμετωπίσετε.

4. Ετοιμότητα ανθρωπίνων πόρων

Μακροπρόθεσμα, ένα σύστημα eLearning θα μειώσει σημαντικά τους απαιτούμενους πόρους στα αρμόδια τμήματα π.χ. HR, IT, εκπαίδευση. αλλά, κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού και της υλοποίησης οι απαιτούμενοι πόροι θα αυξηθούν πολύ.

Κατά τον σχεδιασμό, θα χρειαστούν πρόσθετοι πόροι για να:

  • αξιολογήσουν κάθε συμμετέχοντα μαθητή.
  • ξεσκονίσουν τα εγχειρίδια εκπαίδευσης.
  • αποτελέσουν τις ενδιάμεσες επαφές μεταξύ των ενδιαφερόμενων μέρων (stakeholders) και των προμηθευτών.
  • παρακολουθούν και να εγκρίνουν τα storyboards και τα δοκιμαστικά κατά την ανάπτυξη των εκπαιδευτικών ενοτήτων.

Το στάδιο εφαρμογής απαιτεί μεγάλους πόρους για να εξασφαλιστεί η ταχεία θέση σε λειτουργία του συστήματος, ως εξής:

  • Παρακολούθηση κάθε ενότητας καθώς ο προμηθευτής τις ολοκληρώνει.
  • Εκπαίδευση των διαχειριστών, των εκπαιδευτών και των project managers για την επίβλεψη της εφαρμογής της τηλεκατάρτισης.
  • Εκπαίδευση των ίδιων των εκπαιδευομένων.
  • Προγραμματισμός και καταγραφή της προόδου των εκπαιδευτικών συνεδριών.
  • Καταγραφή ατομικής εκπαίδευσης και παροχή σχολίων ανατροφοδότησης.
  • Εντοπισμός σφαλμάτων και διόρθωση των ενοτήτων καθώς προχωρά η εκπαίδευση.

Ναι, αρκετά μεγάλη λίστα, έτσι δεν είναι; Για την επιτυχία του συστήματός σας, είναι απαραίτητο να είναι διαθέσιμοι αυτοί οι πόροι. Εάν ο οργανισμός σας έχει έλλειψη πόρων, θα πρέπει είτε να προσλάβετε, είτε θα πρέπει να σας τους παράσχει ο προμηθευτής σας, αλλά ωστόσο, είναι απαραίτητο να μην παρακωλύεται το στάδιο υλοποίησης λόγω έλλειψης πόρων. Αυτό θα αποθαρρύνει τους μαθητές και το σύστημα e-Learning θα κάνει μια κακή αρχή.

5. Τεχνολογική ετοιμότητα

Το e-Learning είναι ένα σύστημα βασισμένο στην τεχνολογία. Οι επιδόσεις της τεχνολογίας επηρεάζουν όχι μόνο τους μαθητές, αλλά και τον καθένα στον οργανισμό, από την κορυφή έως τον τελευταίο τροχό της αμάξης. Ο βαθμός εξοικείωσης με την τεχνολογία και τους τεχνικούς όρους μπορεί να καθορίσει  την ταχύτητα εφαρμογής και ακόμη και το σχήμα του ίδιου του συστήματος. Πρέπει να γίνει αξιολόγηση των ακόλουθων δεξιοτήτων:

  • Εξοικείωση με τον υπολογιστή των υπαλλήλων.
  • Δυνατότητα συνδεσιμότητας για διαδικτυακή πρόσβαση.
  • Ικανότητα εισαγωγής, πρόσβασης και εξόδου από το σύστημα χρηστών και δεδομένων.
  • Γνώση της ορολογίας των υπολογιστών.

Σε όλες τις εταιρείες θα υπάρχει ένας διαφορετικός βαθμός άνεσης με τις συσκευές. Είναι σημαντικό όλοι να φτάσουν σε ένα επίπεδο όπου θα αισθάνονται άνετα με την χρήση του νέου συστήματος, για να εκπαιδευτούν όπου είναι απαραίτητο.

Μπορεί να υπάρξει μια κατάσταση όπου ένα μεγάλο τμήμα του εργατικού δυναμικού δεν διαθέτει γνώσεις υπολογιστών, οπότε ενδέχεται να είναι απαραίτητο να αλλάξει το ίδιο το σύστημα eLearning για να αντιμετωπίσει μια τέτοια κατάσταση.

Όποια και αν είναι η κατάσταση, είναι απαραίτητο να λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα στο στάδιο του σχεδιασμού – οποιαδήποτε καθυστέρηση θα οδηγήσει σε καταστροφή.

6. Οικονομική ετοιμότητα

Ένα σύστημα e-Learning είναι ένα μακροπρόθεσμο έργο, και είναι απαραίτητο να διατίθενται οικονομικοί πόροι για την υλοποίηση ολόκληρης της εφαρμογής. Το πλήρες κόστος κάθε πτυχής του έργου πρέπει να προετοιμαστεί εκ των προτέρων, να παρουσιαστεί σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο και να εγκριθεί πλήρως. Τα κύρια είδη κόστους είναι:

  • Κόστος προμηθευτή πλατφόρμας LMS (Learning Management System) και CMS (Content Management System).
  • Νέα υποδομή πληροφορικής.
  • Πρόσθετοι πόροι προσωπικού.
  • Κόστος εκπαίδευσης – κινδυνεύετε πολύ εύκολα να το υποτιμήσετε!
    • Κόστος ανάπτυξης περιεχομένου
    • Κόστος διαχείρισης συστήματος
  • Κόστος διακοπών και καθυστερήσεων κατά την εφαρμογή.
  • Ταμείο έκτακτης ανάγκης όταν τα πράγματα θα πάνε στραβά και χρειαστούν πρόσθετα χρήματα.

Ένας καλός προμηθευτής θα σας βοηθήσει να επεξεργαστείτε αυτόν τον προϋπολογισμό, αλλά είναι απαραίτητο να μιλήσετε με κάποιον ειδικό σύμβουλο που ήδη έχει κάνει αυτή τη διαδικασία. Αναμφίβολα, το κόστος εκπαίδευσης θα υποτιμηθεί ή θα ταιριάξει για να γίνει αποδεκτό το επιχειρηματικό σχέδιο της επένδυσης. Απλώς θυμηθείτε ότι ένα υπέροχο σύστημα e-Learning δεν είναι χρήσιμο εάν το προσωπικό δεν ξέρει πώς να το χρησιμοποιήσει στο έπακρο!

7. Ετοιμότητα περιεχομένου

Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν στο e-Learning το υπάρχον υλικό τους από την παραδοσιακή εκπαίδευση στην αίθουσα αμετάβλητο, φέρνοντας το σε κάποια μορφή ή σε μια άλλη, – συχνά όμως κάνουν λάθος εκτίμηση στην ετοιμότητα αυτού του περιεχομένου. Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία αξιολόγησης της ετοιμότητας περιεχομένου που θα σας πουν πόσο σταθερό στο χρόνο και πλήρες είναι το τρέχον εκπαιδευτικό σας υλικό. Η αξιολόγηση περιεχομένου πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα:

  • Υφιστάμενο περιεχόμενο.
  • Εξατομίκευση που πρέπει να γίνει στο περιεχόμενο.
  • Στόχοι του μαθήματος.
  • Τεκμηρίωση του εκπαιδευτικού περιεχομένου
  • Διαθέσιμο περιεχόμενο πολυμέσων.
  • Αξιολογήσεις που θα χρησιμοποιηθούν.
  • Πόσο συχνά αλλάζει το θέμα.
  • Εάν το υπάρχον περιεχόμενο μπορεί να μεταφερθεί σε μορφή eLearning.
  • Εάν το περιεχόμενο θα αλλάξει κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού και της αλλαγής (σταθερότητα).

Κλείνοντας…

Φαίνεται ότι θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας πολλά για μια «αξιολόγηση» του πόσο έτοιμος είναι ο οργανισμός σας για ηλεκτρονική μάθηση – και, ειλικρινά, είναι πολλά. Όμως, κάθε κομμάτι αυτής της αξιολόγησης ετοιμότητας πρέπει να ολοκληρωθεί – και όσο μεγαλύτερη είναι η επένδυση και όσο πιο περίπλοκο είναι το e-Learning, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη για τη διενέργεια αυτής της αξιολόγησης.

Λοιπόν, είναι ο οργανισμός σας έτοιμος για ηλεκτρονική μάθηση;

Εάν διαπιστώσετε ότι δεν είναι έτοιμος ακόμη, δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να εφαρμόσετε το eLearning. Απλώς, σημαίνει  ότι πρέπει να προετοιμάσετε τους υπαλλήλους και τη διοίκησή σας για την αλλαγή και να τους στρατολογήσετε στην ιδέα πριν ξεκινήσετε την εφαρμογή.

Η εταιρεία PPP Learn παρέχει εργαλεία αξιολόγησης της ετοιμότητας της επιχείρησης, αξιολόγησης της ετοιμότητας του περιεχομένου, των ψηφιακών δεξιοτήτων των υπαλλήλων και εργαλεία διαμόρφωσης στρατηγικής εφαρμογής του e-learning.

Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στην σελίδα μας για το
e-learning

ή

Επικοινωνήστε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες στο e-mail: info@ppplearn.com